ABUU FAA: Uandishi wa kumbukumbu za mikutano

Katika vikao vingi vinavyohusiha kujadiliana juu ya suala fulani, huwa kuna orodha ya mambo ambayo yamelengwa kujadiliwa katika kikao hicho. Mambo hayo ni muhimu kuwekwa katika kumbukumbu ili kurahisisha urejeleaji katika kikao kjacho. Katika mada hii utajifunza namna ya kuandaa na kuandika kumbukumbu za mikutano ikiwa ni pamoja na kujua mambo ya kuzingatia katika uandishi wa kumbukumbu za mikutano.

Kumbukumbu za mikutano ni rekodi zinazowekwa na katibu wa mkutano wakati mkutano unapoendelea ili kuhifadhi yanayojadiliwa na kukubaliana katika mkutano huo. Katibu anapaswa kufuatilia mtindo maalum wa kuandika kumbukumbu hizo kulingana na mpangilio katika mkutano. Mambo ya kuzingatia katika uandishi wa kumbukumbu ni kama yafuatayo:

Kichwa cha kumbukumbu – Kichwa cha kumbukumbu kinapaswa kutaja mambo yafuatayo:
- Ni mkutano wa akina nani?
- Unaandaliwa wapi?
- Unaandaliwa lini?
- Unaanza saa ngapi?

Mfano wa Kichwa cha Kumbukumbu:

Kumbukumbu za Mkutano wa Shirika la Msalaba Mwekundu Shuleni ulioandaliwa tarehe saba Agosti 2001 katika Ukumbi wa Mikutano kuanzia saa Tisa alasiri.

2. Waliohudhuria – Andika orodha ya wote waliofika kwenye mkutano huku kuanzia na yule mwenye cheo cha juu zaidi hadi kwa wanachama. Pia onyesha vyeo vyao.

3. Waliotoa Udhuru -Hawa ni wale walioomba ruhusa kutohudhuria mkutano

4. Waliokosa kuhudhuria -Hawa ni waliokosa kuhudhuria mkutano, bila kutoa udhuru)

5. Waalikwa - Hawa ni wageni walioalikwa katika mkutano, k.v mlezi wa chama, afisa wa kiutawala, n.k)

6. Ajenda orodhesha hoja zitakazorejelewa katika mkutano huo

Kuandika kumbukumbu

KUMB 1	Kumbukumbu ya kwanza huwa ni kufunguliwa kwa mkutano na ujumbe kutoka kwa mwenyekiti.
KUMB 2	Kusomwa kwa kumbukumbu za mkutano uliotangulia na kuthibitishwa kwa kumbu kumbu hizo kwa kutiwa saini.
KUMB 3	Maswala yanayoibuka kutokana na kumbu kumbu zilizosomwa. (Kumbuka kutaja nambari ya kumbu kumbu hizo)
KUMB kuendelea	Maswala katika ajenda
KUMB ya Mwisho	Maswala mengineyo yasiyokuwa kwenye orodha ya ajenda.
Tamati	Kufungwa kwa mkutano. Taja mkutano ulifungwa saa ngapi; mkutano ujao utakuwa tarehe ngapi; kisha acha nafasi ya kuthibitishwa kwa kumbu kumbu hizo katika mkutano utakaofuatia.

Mfano wa Kumbukumbu

KUMBUKUMBU ZA MKUTANO WA CHAMA CHA KISWAHILI ULIOANDALIWA KATIKA CHUMBA CHA MIJADALA TAREHE 24 JUNE 2013 KUANZIA SAA TATU ASUBUHI

Waliohudhuria

Teddy Mbogela – Mwenyekiti
Vaileth Matiko – Mweka hazina
Iliashibu Masatu – Mkuu wa utafiti
Funk Kiduku – mwanachama
Meta Mkorofi – katibu

Waliotuma Udhuru

Bahatika Mashauri – Naibu Mwenyekiti
Ponea Kamgazi – Msimamizi wa Mijadala

Waliokosa Kuhudhuria

Zebedayo Chisege – Spika
John Kumbikumbi – mwanachama

Waalikwa

Mnoko Nokwe – Mwanahabari
Dkt. Fikirini– Mlezi wa Chama.

Ajenda

Uchapishaji wa jarida la Kiswahili
Shindano la kuandika insha.
Kusajili wanachama wapya

KUMBUKUMBU 3/04/14 – KUFUNGULIWA KWA MKUTANO

Mwenyekiti aliwakaribisha wanachama wote na baada ya kuwatambulisha wageni, akawaomba washiriki wawe huru kuchangia katika ajenda mkutano huu ili kuboresha chama.

KUMBUKUMBU 7/04/14 – KUREJELEA KUMBUKUMBU ZA MKUTANO ULIOPITA

Katibu alisoma kumbukumbu za mkutano wa mwezi Machi. Kumbukumbu zilikubaliwa na wanachama wote na kuthibitishwa na mwenyekiti pamoja na katibu kwa kutia saini.

KUMBUKUMBU 10/04/14 – MASWALA IBUKA KUTOKANA NA KUMBUKUMBU ZILIZOSOMWA

Mweka hazina alifahamisha mkutano kwamba aliongea na mkuu wa idara ya Kiswahili kuhusu ufadhili kama tulivyokuwa tumekubaliana katika KUMB 9/03/10 ya mkutano uliopita.

KUMBUKUMBU 12/04/14 – HAFLA YA KISWAHILI

Iliripotiwa kwamba hafla ya Kiswahili ambayo wanachama walikuwa wamealikwa kuhudhuria katika Shule ya Sakata Academy haingeweza kufanyika kutokana na tamasha la muziki lilizokuwa linaendelea katika shule hiyo. Wanachama waliokuwa wamejitayarisha kwa mashairi waliombwa kuendelea kujifunza ili wayawasilishe muhula wa pili.

KUMBUKUMBU 15/04/14 – UCHAPISHAJI WA JARIDA LA KISWAHILI

Wanachama walikubaliana:-

Kwamba chama kitaanza kuchapisha jarida la Kiswahili
Kwamba jarida litakuwa likichapishwa mara moja kila muhula na kuuzwa shuleni
Kwamba kila mwanachama atachangia katika kuandika makala na kuuza nakala za jarida hilo.
Kwamba paneli ya wahariri lingeundwa ili kuongoza idara ya uchapishaji
Kwamba hazina ya chama ina fedha za kutosha kuzindua uchapishaji huo.

KUMBUKUMBU 17/04/14 – SHINDANO LA KUANDIKA INSHA

Kila muhula wa pili, chama huandaa shindano la kuandika insha ambalo wanafunzi wote hushiriki. Insha zilizopendekezwa mwaka huu ni:-

“Jadili chanzo cha migomo shuleni na namna ya kusuluhisha.”
… … … … … … … … …
… … … … … … … … …
… … … … … … … … …

KUFUNGWA KWA MKUTANO

Mkutano ulifungwa saa kumi na nusu, baada ya maswala yote kujadiliwa. Mkutano unaofuatia ulipoangwa kuwa tarehe ishirini mwezi Mei, katika Ukumbi wa Muziki.

KUTHIBITISHWA KWA KUMBU KUMBU